כאשר מדובר בפרודוקטיביות, הדברים לא תמיד מה שהם נראים

טיפים בנושא פרודוקטיביות נוטים, פחות או יותר, לחזור על עצמם: להתעורר מאוד מוקדם בבוקר, לעשות את המשימות הכי קשות בתחילת היום ולטפל בבעיית הדחיינות שלך. 

אבל...יש אנשים ששונאים לקום מוקדם ולמען האמת, יש כאלה שמיטב ה"יצירה" שלהם נעשית ב-2 לפנות בוקר בהאזנה למוסיקת טראנס... כי בסופו של יום מה שעובד בשביל מישהו אחד לאו דווקא יעבוד בשביל מישהו אחר.

אז למה בכלל טורחים לדבר על זה? 

פרודוקטיביות היא דבר אישי מאוד. אצל כל אחד המוח עובד באופן שונה ולכל אחד יש  העדפות שונות, פרספקטיבות ומצבים אחרים שבהם מרגישים הכי יעילים.

לכן, במקום לזנק ישר לאפליקציות חדשות או להתחיל בטקסי בוקר, כדאי לכל אחד לנסות ולהבין קודם כל אחד את הפסיכולוגיה שלו עצמו.

דחיינות היא לא תכונה רעה

אצל כל אחד הסחבת והדחיינות קשורה לסיבה אחרת - יש משימות שנדחה כי אנחנו לא יודעים איך לעשות אותם, יש כאלה שנדחה כי לא בא לנו עליהם ויש כאלה שנדחה כי יש שלבים מקדימים שאחרים צריכים לעשות לפני שאנחנו נוכל להתקדם איתם.

לכן חשוב לפתח הבנה מדויקת ואישית של כל דחייה במשימה מכל סוג ולא לקבל את הדחיינות כאלמנט שלישי בחיינו אלא דווקא להיפך, כהזדמנות להבין לעומק את הבעיה שעומדת מאחורי דחיית המשימה. אולי המשימה הזו היא לא תפקידנו בכלל, אולי יש שעה ויום אחרים שאם אני אגש אליה שוב אז אצליח לעשות אותה יותר מהר, אולי הצעד הבא של המשימה הוא לא הנכון עבורה?

יש המון סיבות אבל כדי לגלות חייבים להצטייד בתהליך בהמון סליחה עצמית וקבלה עצמית. לא לכעוס על הדחיינות שלנו אלא לאמץ אותה ולראות בה הזדמנות מעולה לחידוד וטיוב העבודה שלנו. 

העבודה כפונקציה (לא) ליניארית

רובנו, ברוב חיינו לומדים את תפיסת העבודה והמטלות בחיינו כפונקציה ליניארית כלומר שכמות התפוקה היצרנית שלנו היא פרופורציונלית באופן ישיר למספר השעות שאנחנו מקציבים לה. כלומר, עבודה של שעתיים תפיק פעמיים את התוצאות של עבודה במשך שעה. ושמונה שעות יפיקו פי ארבע עבודה של שעתיים. אנחנו רוב הזמן חיים בהנחה הזו שזו הדרך שבה לרוב הדברים עובדים.

התפיסה הזו נובעת בעיקרה בגלל דרך העבודה שלמדנו בבית הספר. כשאנחנו מתבגרים אנחנו פשוט מניחים שכל החיים מתנהלים בצורה הזו, אבל הם לא.

העבודה היחידה שהיא ליניארית באמת היא כזו שחוזרת על עצמה: הזנת נתונים על גיליונות אלקטרוניים ארוכים או הפעלת מכונת קפה במסעדה. במקרים אלו אכן ארבע שעות הן כפולות בפרודוקטיביות שלהם מאשר שעתיים.

למרבה הצער, "העבודה כפונקציה ליניארית" היא גם המקום שבו מתקיימת הגישה של "בוא נרוץ, נתקתק ונתקדם" מקובלת ושכיחה מאוד בעולם הסטארטאפים. מכיוון שבתפיסה זו -16 שעות עבודה מועילות פי שתיים משמונה שעות, המסקנה ההגיונית היא שאם אנחנו לא מול המחשב גם בערב והעיניים שלנו לא אדומות או שורפות מול המחשב אז אנחנו עצלנים. 

התפיסה השגויה הזו היא בעוכרינו ומשפיעה מאוד על כולנו והמציאות מראה שרוב סוגי התפקידים של עובדי ידע באופן הולך וגדל לא נובעים מתפוקות לינאריות והתפיסה הזו  מורידה להם משמעותית בתפוקות ובהספקים.

עבודה שמורידה תפוקות (או אפילו פוגעת בהם)

עבודה בדומה לשריר בגוף, מעייפת את המוח לכן אנחנו מוגבלים בעד כמה ניתן להיות יעילים ביום.

בתחומים רבים, יש תרבות של עבודה בשעות מטורפות, במיוחד כאשר מתוכננת מצגת גדולה, עולה קמפיין או מתקרב אירוע חשוב. אנשים יישארו לעבוד עד מאוחר, לפעמים אפילו עד 9 או 10 בלילה. לפעמים אפילו על חשבון סופ"ש. אבל לרוב, השעות הנוספות הללו אינן יעילות. ארבעת השעות בסוף היום מ 6 עד 10 בערב, לרוב מתאפיינות בתפוקה נמוכה משמעותית ובמקרים מסויימים אפילו גורמות נזק לעבודה או מביאות לידי קבלת החלטות שגויות רק בגלל העייפות. כאשר עושים טעויות ולוקחים החלטות שגויות, ומה שקורה בפועל הוא שבעצם מייצרים עבודה נוספת לנו ולאחרים סביבנו.

קרה לך פעם בעבודה שקשורה למשל לעיצוב, להתעסק איתה כל כך הרבה, עד שלא יכולת להגיד אם זה נראה טוב או לא יותר. ואז לבלות חצי לילה בניסיון לעשות את זה "בסדר", רק כדי להתעורר בבוקר ולהבין שהרעיון גרוע מלכתחילה ואז להחליט להתחיל הכל מהתחלה?

או האם הרגשת פעם שעבודה בצוות הרבה מאוד פעמים מקשה עלייך להיות במצב יעיל. היא דורשת מאיתנו להתאים את האנרגיה שלנו לאחרים, ובכל פעם שהאנרגיה או המצב רוח שלנו ירודים, אנחנו עלולים להשפיע על האחרים בין אם הם הלקוחות, העובדים או חברי הצוות שלנו מה שעלול לעלות גם בפוטנציאל הרווחים לטווח ארוך.

בטוח נתקלת לא פעם במצב של ניהול צמוד מידי של העובדים או הצוות שככל הנראה לא רק שלא הפך אותם ליותר פרודוקטיביים, אלא הוריד להם את המוטיבציה ולאורך זמן פגע בתוצאות אליהם התכוונו.

מהי נקודת המינוף?

כל תפקיד הוא שונה. לכל עסק, עבודה או פרויקט יש מה שאפשר לכנות נקודת מינוף שהופכת באופן מיידי את כל השאר ליותר יעיל.

למשל, אם התפקיד הוא ניהול עובדים או צוות, נקודת המינוף יכולה להיות טקס קבוע שעושים כדי לשמור על מוראל גבוה. אם אתה מתכנת, כדאי לשלב במשימות גם תחום למידה חדש. אם אתה עובד במכירות פנים אל פנים, נקודת המינוף יכולה להיות קשורה למראה החיצוני שלך או בשילוב משימה שבה תתמקד בללמוד ולהבין את הלקוחות שלך ברמה הרגשית.

כשמדובר בתוכן באונליין, מיתוג למשל הוא נקודת מינוף - זה משהו שככל שתעבדו עליו יותר וככל שיהיה טוב יותר, כך תהיה לו השפעה מכפילה על כל השאר - המכירות יגיעו באופן קל יותר, התנועה תהיה בעלת מעורבות גבוהה יותר, אנשים ידברו ויפיצו את התוכן בצורה יעילה יותר.

אז, יש משימות ספציפיות בעבודה שיכולות לגרום לכל היתר להיות הרבה יותר קל או הרבה יותר קשה.

אז מה אפשר לעשות?

תאפשרו לעצמכם זמן באמצע היום בשביל לעשות דברים שאולי לא נראים כמו עבודה אבל הם עשויים להיות החלק החשוב ביותר ביום העבודה שלך.

מחקרים מראים שבהייה מפעילה את האונה הקידמית במוח, זו שאחראית על החשיבה היצירתית שלנו, פיתרון בעיות, דימיון ופיתוח אישי ועיסקי - משמע בהייה היא עבודה וצריך לאפשר למוח זמן לעבד את המידע, להביא לנו פתרונות משלו ולדייק את המשימות שלנו. אתם אולי לא תיראו כאילו אתם עובדים, אבל בהייה היא עבודה לכל דבר ועניין וכדאי שתתחילו לפנות עבורה זמן ביום.

זו גם הסיבה שתמיד מגיעים לנו רעיונות טובים במקלחת, בחופשה או בזמן ספורט - כי זה הזמן שבו האונה הקידמית נכנסת לפעולה. תזכרו שאם אתם נתקלים בבעיה בעבודה, הדבר האחרון שאתם רוצים הוא להישאר מול המסך בניסיון לפתור אותה. דווקא להתרחק מהמסך ולבהות דרך החלון - תהיה הדרך החכמה והקצרה לפיתרון הבעיה.

היכולת הזאת להסיח את מוחך מהפתרון של בעיות ועבודה, למעשה עושה את המוח שלך הרבה יותר יעיל עם חזרתו לעבודה

רוצים ללמוד עוד על יעילות ועבודה בעידן המידע? 

רוצים ללמוד עוד על יעילות ועבודה בעידן המידע?

בקרוב יפתח מחזור נוסף של הסדנה "איך לעבוד חכם במקום לעבוד קשה" בסדנה לומדים טכניקות עבודה וחשיבה בשילוב עם כלי-ווב חדשניים ופתרונות אוטומציה  >>> ליחצו לפרטים